Tijd lekt in het mkb zelden weg op de plek waar het werk gebeurt. Het lekt weg tussen de stappen.
Onderstaande vijf plekken kom ik in vrijwel elk bedrijf tegen, ongeacht de branche. Ze kosten samen makkelijk een dag per week per medewerker, en geen ervan vraagt om een nieuw pakket.
1. Wachten op een goedkeuring
Een order, een inkoop of een tekening staat stil omdat één persoon nog moet kijken. Meestal is die goedkeuring jaren geleden ingesteld voor een bedrag dat inmiddels niets meer voorstelt. Verhoog de grens of leg de bevoegdheid lager en er verdwijnt een halve dag doorlooptijd.
2. Dezelfde gegevens twee keer invoeren
Van mail naar systeem, van systeem naar Excel, van Excel naar de rapportage. Elke overstap kost tijd en levert afwijkingen op. Kijk waar de gegevens ontstaan en zorg dat ze daar één keer goed worden vastgelegd.
3. Zoeken naar de juiste versie
Twee mappen, een bijlage in een mailtje en een uitdraai op de werkvloer. Wie moet controleren welke de laatste is, is bezig met administratie in plaats van met werk. Eén bron aanwijzen is gratis; het afdwingen ervan kost een gesprek.
4. Rapportages die niemand gebruikt
In elk bedrijf worden overzichten gemaakt omdat ze ooit gevraagd zijn. Vraag per rapport wie hem leest en welk besluit ermee genomen wordt. Bij een klant sneuvelde op die manier de helft van de maandelijkse overzichten, met twee dagen werk per maand als opbrengst.
5. Uitzonderingen die de standaard bepalen
Eén lastige klant of één afwijkend product zorgt ervoor dat het hele proces met extra controles wordt ingericht. Haal de uitzondering uit de hoofdstroom en behandel hem apart. De overige negentig procent gaat dan een stuk sneller.
Waar begin je?
Zorg dat de winst zichtbaar blijft
Verbeteringen die niemand meet, zakken binnen een half jaar terug naar de oude situatie. Dat is geen kwestie van onwil; de oude route zit in de gewoonte en bij drukte grijpt iedereen terug op wat hij kent.
Kies daarom één getal per verbetering en zet het op de plek waar het team toch al kijkt: de weekstart, het planbord of de maandcijfers. Een getal dat elke week langskomt, houdt de nieuwe werkwijze overeind.
Kies de plek die het vaakst tot vertraging naar de klant leidt en meet vier weken wat hij kost. Met dat cijfer is de vervolgstap een rekensom in plaats van een mening. Wil jij dat samen doen? Bekijk onze aanpak van procesoptimalisatie voor het mkb, of loop eerst de gratis checklist door voor een beeld van je hele organisatie.