Bijna geen enkel mkb-bedrijf heeft een tekort aan software. Wat ontbreekt is samenhang tussen de pakketten die er al staan.
Het patroon is herkenbaar. Verkoop wilde overzicht en kreeg een CRM. De werkvloer wilde planning en kreeg een planbord. Finance werkt in het boekhoudpakket. Elk stuk doet zijn werk, maar de informatie loopt niet door en dus houdt iedereen zijn eigen lijstje bij.
Het probleem is de ruimte tussen de systemen
Bij een bedrijf met veertig medewerkers telde ik elf plekken waar dezelfde klantgegevens stonden. Niemand had dat bedacht; het was er in zeven jaar in gegroeid. De kosten daarvan zie je nergens op een factuur terug, maar ze zitten in dubbele invoer, in fouten en in de tijd die het kost om te achterhalen welk getal klopt.
Vier vragen die de samenhang zichtbaar maken
- Waar ontstaat een gegeven voor het eerst, en welk systeem is daarna de bron?
- Welke informatie wordt met de hand van het ene naar het andere scherm overgezet?
- Welke rapportage wordt handmatig in Excel in elkaar gezet, en waarom lukt dat niet uit het systeem?
- Welk pakket gebruikt maar één afdeling, terwijl de rest ervan afhankelijk is?
De antwoorden vormen samen je landkaart. Vaak blijkt dat twee koppelingen driekwart van het handwerk wegnemen, en dat het pakket dat het meeste ergernis geeft eigenlijk niet het probleem is.
Koppelen, vervangen of accepteren
Niet elk gat hoeft dicht. Voor elke breuk in de keten zijn er drie keuzes: een koppeling bouwen, een van de twee pakketten vervangen, of vaststellen dat het handwerk goedkoper is dan de oplossing. Die laatste optie wordt te vaak overgeslagen, terwijl hij bij een handeling van vijf minuten per week gewoon het juiste antwoord is.
Begin bij de keten met de meeste klantimpact
Zet de verbeteringen op volgorde van wat de klant merkt. Een levertijd die niet klopt weegt zwaarder dan een rapportage die een dag later klaar is. Zo blijft de investering uit te leggen aan iedereen die hem moet dragen.
Begin niet met een nieuw pakket
Bij een productiebedrijf lag het plan om het ERP te vervangen, kosten geschat op ruim twee ton. Na het uittekenen van de informatiestromen bleek dat drie van de vier klachten uit één ontbrekende koppeling kwamen tussen het pakket en de webshop. Die koppeling kostte een fractie en nam het grootste deel van de ergernis weg.
Dat betekent niet dat vervangen nooit nodig is. Het betekent dat je die beslissing beter neemt als de rest op orde is, want dan weet jij precies welke eisen er echt uit je proces komen.
Hulp nodig bij het in kaart brengen van je landschap? Bekijk onze aanpak van IT-consultancy voor het mkb of loop eerst de gratis checklist door.