Bijna elke organisatie waar ik kom, is aan het verbeteren. Toch kan bijna niemand aanwijzen wat er het afgelopen jaar concreet beter is geworden.
Dat komt zelden door gebrek aan inzet. Het komt doordat elke afdeling zijn eigen stukje aanpakt. Verkoop maakt de offerte sneller, productie stroomlijnt de planning, administratie automatiseert de facturen. Alle drie hebben ze gelijk. En toch duurt de doorlooptijd van order tot factuur nog net zo lang als vorig jaar.
De winst zit op de overdracht
Als je meet waar de tijd blijft in een proces, zit die zelden in het werk zelf. Die zit in het wachten ertussen. Een order die klaarstaat maar nog geakkordeerd moet worden. Een tekening die in een mailbox ligt terwijl productie denkt dat hij nog niet af is. Een factuur die blijft hangen omdat de urenregistratie een week achterloopt.
Die momenten liggen precies op de grens tussen twee afdelingen. Daar is niemand eigenaar. Iedereen optimaliseert tot aan zijn eigen grens en gooit het daarna over de schutting.
Wat integraal in de praktijk betekent
Integrale procesoptimalisatie klinkt als een woord voor grote organisaties met een afdeling kwaliteit. In het mkb betekent het iets simpelers: je volgt één order van begin tot eind, dwars door alle afdelingen heen, en je kijkt waar hij stilstaat.
Bij een producent van machineonderdelen deden we dat met vijf willekeurige orders uit de vorige maand. Doorlooptijd gemiddeld elf werkdagen. Bewerkingstijd bij elkaar: zes uur. De rest was wachten, terugvragen en opnieuw invoeren.
Dat plaatje veranderde het gesprek. Niet meer welke afdeling het hardst werkt, maar waar de order blijft liggen.
Drie vragen die het gesprek openbreken
Wie is eigenaar van de overdracht? Niet van de stap ervoor of erna, maar van het moment waarop het werk van hand wisselt. In de meeste organisaties is dat antwoord er niet.
Welke informatie ontbreekt op dat moment? Werk blijft meestal liggen omdat iemand iets moet navragen. Zorg dat die informatie al meekomt, en het wachten verdwijnt.
Waar voeren we dezelfde gegevens twee keer in? Dubbele invoer kost tijd en levert verschillen op tussen systemen. Die verschillen kosten later nog meer tijd.
Begin klein, maar kijk breed
Breed kijken betekent niet dat je alles tegelijk aanpakt. Je brengt de hele keten in kaart en kiest daarna één overdracht om op te lossen. Vaak is dat de plek waar de meeste orders blijven hangen.
Los je die op, dan zie je meteen wat de volgende bottleneck is. Zo werk je de keten af zonder dat er ooit een programma van achttien maanden nodig is.
Wil je weten waar in jouw keten de tijd blijft? Loop de gratis checklist door of bekijk hoe wij procesoptimalisatie aanpakken.