Vraag in een willekeurige organisatie waar het managementsysteem voor dient, en het antwoord gaat over de audit.
Dat is jammer, want datzelfde systeem bevat vaak precies de informatie waarmee je kunt sturen. Alleen zit die informatie verstopt in formulieren die zijn ontworpen om een norm af te dekken, niet om een beslissing te ondersteunen.
Registratie is geen doel
Bij een klant telde ik in het kwaliteitssysteem 34 formulieren. Elf ervan waren in twee jaar tijd geen enkele keer teruggelezen. Ze werden wel elke maand ingevuld, samen goed voor ruim een dag werk.
De vraag bij elk formulier is simpel: welke beslissing neemt iemand hiermee? Komt er geen antwoord, dan mag het weg. Ook als het ooit is ingevoerd na een bevinding.
Leg vast waar het werk gebeurt
Registratie achteraf is registratie uit het geheugen. Iemand vult op vrijdag in wat er dinsdag gebeurde, en het resultaat is netjes maar onjuist.
Zorg dat vastleggen samenvalt met het werk zelf. Een melding op de tablet bij de machine kost tien seconden en levert je bruikbare data. Een formulier op kantoor kost tien minuten en levert je een verhaal.
Koppel het systeem aan de cijfers die je al hebt
De meeste managementsystemen staan los van het ERP. Daardoor weet je wel hoeveel afwijkingen er waren, maar niet bij welke klant, welk ordertype of welke leverancier ze vielen.
Leg die verbinding en het gesprek verandert. Niet meer twaalf meldingen deze maand, maar zeven van de twaalf bij hetzelfde halffabricaat. Dat is een aanknopingspunt waarmee inkoop verder kan.
Bespreek minder, maar vaker
Een directiebeoordeling van een halve dag per jaar levert weinig sturing op. Twintig minuten per maand met drie vaste cijfers werkt beter, omdat je dan nog kunt bijsturen.
Kies die drie cijfers samen met de mensen die erop moeten sturen. Cijfers die van bovenaf worden opgelegd, worden uitgelegd. Cijfers die het team zelf koos, worden gebruikt.
Wat je overhoudt
Bij de klant met 34 formulieren hielden we er dertien over. De audit ging prima. Belangrijker: de kwaliteitscoördinator was per maand een dag minder kwijt aan verzamelen en kon die tijd besteden aan de oorzaken.
Benieuwd wat er in jouw systeem overbodig is? Loop de gratis checklist door of lees over onze aanpak van procesoptimalisatie.