De meeste mislukte softwarekeuzes zijn niet fout gekozen. Ze zijn te snel gekozen, op basis van een demo in plaats van je eigen proces.
Ik zie dezelfde volgorde bij veel mkb-bedrijven: er is onvrede over het huidige pakket, iemand ziet een demo die er strak uitziet, en binnen twee maanden ligt er een offerte. Pas bij de implementatie blijkt dat de helft van het werk buiten het pakket omgaat. Onderstaande volgorde kost vooraf meer tijd en achteraf veel minder.
1. Beschrijf eerst je proces, niet je wensen
Een wensenlijst is een verzameling meningen. Een procesbeschrijving is een feit. Loop met de mensen die het werk doen één order of één dossier van begin tot eind door en schrijf op waar informatie ontstaat, waar hij wordt overgetypt en waar hij blijft liggen.
Die overtypmomenten zijn je echte selectiecriteria. Als een pakket ze niet wegneemt, koop jij een nieuwe schil om hetzelfde werk.
2. Maak onderscheid tussen must, kan later en nooit nodig
Vrijwel elke eisenlijst die ik onder ogen krijg bestaat voor tachtig procent uit functies die iedereen standaard levert. Daar onderscheidt geen enkele leverancier zich op. De keuze valt op de vijf tot tien punten die specifiek voor jouw bedrijf zijn.
- Must: zonder dit kan het werk morgen niet door.
- Kan later: prettig, maar geen reden om een pakket af te wijzen.
- Nooit nodig: staat op de lijst omdat de vorige leverancier het had.
3. Laat de leverancier jouw casus doen, niet zijn demo
Stuur vooraf twee echte situaties op: een standaardorder en de vervelendste uitzondering die je kent. Vraag om die twee live in het systeem te zien. Een demo op eigen materiaal is altijd mooi. Een demo op jouw uitzondering laat zien waar het pakket kraakt.
4. Reken met de totale kosten over vijf jaar
Licenties zijn zelden de grootste post. Reken de implementatie mee, de koppelingen, het beheer, de uren van je eigen mensen en de jaarlijkse indexering. Bij een keuze die ik vorig jaar begeleidde lag het goedkoopste pakket op licentie na vijf jaar veertig procent hoger, omdat er drie koppelingen bij gebouwd moesten worden.
5. Bepaal vooraf wie beslist
Een selectie zonder beslisser eindigt in een vergelijking die niemand durft af te ronden. Spreek af wie de knoop doorhakt en op welke datum. Dat is geen formaliteit; het is het verschil tussen kiezen en blijven vergelijken.
En als niets past?
Soms past geen enkel standaardpakket op het stuk waar jij je geld mee verdient. Dan is de vraag niet welk pakket het minst slecht is, maar of je het standaardwerk standaard houdt en alleen het onderscheidende deel laat bouwen. Zo pakken wij het aan bij maatwerk software voor het mkb.
Hoe lang duurt een selectie?
Voor een pakket dat het primaire proces raakt, reken op zes tot tien weken van eerste inventarisatie tot besluit. Daarvan gaat de meeste tijd naar het beschrijven van het proces en het opstellen van de casussen. De demo’s en de gesprekken met leveranciers kosten samen zelden meer dan twee weken.
Gaat het sneller dan zes weken, dan is er meestal niet gekozen maar overgenomen wat de leverancier voorstelde. Duurt het langer dan een half jaar, dan verandert je eigen situatie ondertussen en begin je opnieuw.
Wil jij eerst weten hoe je organisatie er digitaal voor staat? Loop de gratis checklist door, dan heb jij binnen tien minuten een beeld van waar de grootste winst zit.