De vraag die ik het vaakst krijg van mkb-directeuren gaat niet over welk systeem ze moeten kopen. Die gaat over waar ze moeten beginnen.
Iedereen in de organisatie voelt dat het slimmer kan. Er wordt op twee plekken hetzelfde ingevoerd, er gaan lijstjes rond via de mail, en één collega weet precies hoe je dat ene ding moet doen. Zodra iemand voorstelt om het aan te pakken, wordt het groot: een projectgroep, een inventarisatie, misschien een adviesbureau. Daarna blijft het liggen.
Zonde, want de eerste winst zit meestal binnen handbereik.
Begin bij het werk dat elke week terugkomt
Vraag je team niet wat er beter kan. Dat levert een verlanglijstje op met dertig punten waarvan de helft over andere afdelingen gaat. Vraag in plaats daarvan: wat doe jij elke week op dezelfde manier?
Bij een installatiebedrijf in Twente bleek dat de werkvoorbereiding elke maandag drie uur bezig was met het overtypen van orderregels uit de mail naar het planbord. Niemand had dat ooit als probleem benoemd. Het hoorde erbij.
Herhaling is je beste ingang. Wat vaak gebeurt, levert bij verbetering ook vaak iets op.
Zet dat ene proces in een middag op papier
Je hebt geen procesarchitectuur nodig om te zien waar het schuurt. Je hebt een whiteboard nodig en de twee of drie mensen die het werk doen.
Schrijf op wat er stap voor stap gebeurt, inclusief de omwegen. Juist die omwegen zijn interessant: het Excel-bestand dat iemand ernaast bijhoudt, het telefoontje dat altijd nodig is, de map op de server waar de echte versie staat. Dat zijn de plekken waar het systeem en het werk uit elkaar lopen.
Een middag is genoeg. Wordt het meer, dan heb je een proces gekozen dat te groot is.
Kies het knelpunt, niet het hele proces
Op je whiteboard zie je nu waarschijnlijk zes plekken die beter kunnen. Pak er één. Het liefst de plek waar het werk stilvalt of waar fouten ontstaan die later duur worden.
Dat voelt tegennatuurlijk. Als je toch bezig bent, wil je het in één keer goed doen. In de praktijk zie ik dat organisaties die alles tegelijk aanpakken maanden later nog aan het overleggen zijn, terwijl de organisatie die één knelpunt oploste de winst allang binnen heeft.
Bouw iets kleins en meet wat het oplevert
Een oplossing hoeft geen systeem te zijn. Soms is het een koppeling tussen twee pakketten die je al hebt. Soms een formulier dat de gegevens meteen op de goede plek zet. Soms een afspraak over wie wat bijhoudt.
Meet vooraf hoeveel tijd de huidige werkwijze kost en meet het na vier weken opnieuw. Dat cijfer heb je nodig, en niet voor de rapportage. Je hebt het nodig om de volgende stap uit te leggen aan de mensen die nu nog denken dat het wel meevalt.
Waarom klein beginnen sneller gaat dan groot plannen
Een groot verbeterprogramma vraagt draagvlak dat je nog niet hebt. Een werkende oplossing in één team levert dat draagvlak op. Collega’s van de afdeling ernaast komen vragen of het bij hen ook kan.
Zo groeit verbetering van binnenuit, in het tempo dat je organisatie aankan. Bij Doolhof Advies werken we daarom in korte trajecten: kijken, kiezen, bouwen, overdragen. Wat we opleveren blijft daarna van jou, ook als wij weg zijn.
Benieuwd waar in jouw organisatie de meeste tijd verloren gaat? Loop de gratis checklist door, of lees meer over onze aanpak van procesoptimalisatie voor het mkb.