Ergens in elke organisatie ligt een programma dat halverwege is blijven steken. Iedereen weet het, niemand benoemt het.
Techniek is er zelden de oorzaak van. Het gaat mis op scope, aandacht en eigenaarschap. Vier dingen die het verschil maken tussen afmaken en laten doodbloeden.
Knip het op in stukken van zes weken
Een programma van achttien maanden overleeft geen enkele reorganisatie, geen vertrekkende sleutelfiguur en geen tegenvallend kwartaal. Een blok van zes weken overleeft dat wel.
Zorg dat elk blok iets oplevert dat mensen kunnen gebruiken. Niet een ontwerp of een rapport, maar een scherm, een koppeling of een werkende afspraak. Zo blijft het programma zichtbaar tussen alle andere prioriteiten.
Reserveer uren, geen goede bedoelingen
De vraag is niet of iemand het belangrijk vindt. De vraag is welke uren hij ervoor vrijmaakt, en welk werk daarvoor wijkt.
Ik vraag bij de start altijd hoeveel uur per week de sleutelmensen beschikbaar zijn. Blijft het antwoord vaag, dan weet je hoe het gaat lopen. Beter dat je dat in week één weet dan in maand acht.
Eén eigenaar, geen stuurgroep van zeven
Hoe meer mensen mogen meebeslissen, hoe langer elk besluit duurt. In een mkb-organisatie is één eigenaar met mandaat genoeg, aangevuld met twee mensen die het werk kennen.
Die eigenaar hakt knopen door over scope. Zonder dat mandaat groeit elke oplevering aan met wensen die er tijdens de bouw bij komen.
Schrijf op wat je bewust niet doet
Een programmaplan bevat meestal alleen wat er wel gebeurt. Zet er een lijst naast met wat je dit jaar laat liggen, en waarom.
Die lijst is je bescherming tegen scope creep. Komt er een goed idee voorbij, dan gaat het op de lijst in plaats van in het lopende blok.
Vier de tussenstappen
Programma’s verliezen hun steun omdat mensen na een half jaar nog niets hebben gezien. Laat elke oplevering zien aan de mensen die ermee werken, ook als het klein is.
Wie merkt dat zijn eigen knelpunt is opgelost, maakt tijd vrij voor de volgende stap.
Loopt jullie programma vast? Lees hoe wij digitale strategie en projectmanagement aanpakken.