Processen lopen zelden in één keer vast. Ze slijten, en op een gegeven moment is de omweg de normale route geworden.
Deze vijf signalen kom ik in mkb-organisaties het vaakst tegen. Herken je er twee, dan is het tijd om te kijken. Herken je er vier, dan kost het je nu al geld.
1. Nieuwe collega’s hebben maanden nodig
Als inwerken zes maanden duurt voor werk dat op papier overzichtelijk is, zit de kennis in mensen en niet in het proces. Elke uitzondering moet iemand vertellen, want nergens staat hem op.
Eerste stap: laat de nieuwste collega opschrijven waar hij vastliep. Dat is de eerlijkste procesbeschrijving die je kunt krijgen.
2. Er bestaat een Excel-bestand dat cruciaal is
Ooit begonnen om iets bij te houden, inmiddels de plek waar de planning of de marge in staat. Eén persoon beheert het en niemand durft het aan te raken.
Ga niet meteen dat bestand vervangen. Onderzoek eerst waarom het bestaat: welke stap doet je systeem niet die dit bestand wel doet?
3. Dezelfde vraag komt elke week terug
Waar staat mijn order? Is deze factuur al betaald? Welke versie is de laatste? Vragen die telkens terugkomen, wijzen op informatie die niet vindbaar is voor wie hem nodig heeft.
Tel een week lang hoe vaak zo’n vraag langskomt. Vermenigvuldig met vijf minuten. Het bedrag verrast de meeste directeuren.
4. Iedereen werkt om het systeem heen
Het pakket is er, maar de echte afstemming gaat via de app, de mail of het koffiezetapparaat. Het systeem wordt achteraf bijgewerkt, als het uitkomt.
Dat is geen onwil. Het systeem sluit niet aan op hoe het werk loopt. Kijk mee op de werkvloer voordat je iemand op cursus stuurt.
5. Drukte zonder groei
Het is al maanden druk, maar de omzet blijft gelijk. Dan zit de drukte in herstelwerk, zoeken en afstemmen. Dat werk groeit met de omvang van je organisatie, terwijl je marge dat niet doet.
Wat je maandag kunt doen
Kies het signaal dat je het duidelijkst herkent en zet er een getal bij: hoeveel uur per week kost dit ons? Met dat getal kun je een besluit nemen. Zonder dat getal blijft het een gevoel dat elke keer wegzakt onder de waan van de dag.
Loop de gratis checklist door of bekijk onze aanpak van procesoptimalisatie voor het mkb.