Een slecht proces automatiseren levert een slecht proces op dat sneller gaat.
Dat klinkt als een open deur, maar het gebeurt vaak. Er wordt een handeling gevonden die veel tijd kost, er komt een tool bij, en niemand vraagt of die handeling überhaupt nog nodig is. Automatiseren is de laatste stap, niet de eerste.
Eerst weglaten, dan vereenvoudigen, dan automatiseren
Loop een handeling langs in die volgorde. Kan hij weg, omdat niemand het resultaat gebruikt? Dan is dat de goedkoopste winst die er bestaat. Kan hij simpeler, met minder velden of minder goedkeuringen? Dan pak je dat eerst. Wat daarna overblijft, is het automatiseren waard.
Vier criteria voor een goede kandidaat
- De handeling gebeurt vaak en op dezelfde manier.
- De regels zijn uit te schrijven zonder dat iemand ‘het hangt ervan af’ zegt.
- De invoer is digitaal beschikbaar, niet als foto of pdf van een fax.
- Een fout is meteen zichtbaar, of makkelijk terug te draaien.
Ontbreekt het derde punt, dan begin je met het digitaal krijgen van de invoer. Ontbreekt het tweede, dan ligt er eerst een besluit dat niemand genomen heeft, en dat is geen IT-vraag.
Wat je bewust niet automatiseert
Beoordelingen met uitzonderingen, klantcontact bij een klacht en de laatste controle voor een levering die niet fout mag gaan. Daar is een mens sneller en goedkoper dan een regelset die je jaarlijks moet onderhouden. Een uitzondering die twee keer per jaar voorkomt, is geen businesscase.
Reken met de tijd die vrijkomt, niet met de tijd die je bespaart
Bespaarde uren zijn pas winst als er iets anders in die uren gebeurt. Spreek daarom af wat de vrijgekomen tijd gaat doen: meer orders verwerken, kortere levertijden of het werk dat nu blijft liggen. Zonder die afspraak verdwijnt het effect in de dag en blijft de discussie over het rendement hangen.
Klein beginnen, maar niet los
Een eerste automatisering mag klein zijn: één handeling, één afdeling, binnen enkele weken werkend. Zorg wel dat hij past in het geheel. Ik zie regelmatig bedrijven met vijf losse automatiseringen in vijf verschillende tools, elk gebouwd door iemand anders. Als die persoon vertrekt, staat het stil en weet niemand hoe het werkt.
Spreek daarom vooraf af in welke omgeving je bouwt, wie het beheert en hoe het gedocumenteerd wordt. Dat kost een middag en houdt je over drie jaar nog wendbaar.
Wil jij weten welke handelingen in jouw proces kandidaat zijn? Bekijk onze aanpak van procesoptimalisatie voor het mkb of loop de gratis checklist door.