Zodra een ERP begint te knellen, gaat het gesprek binnen een kwartier over een nieuw pakket. Bijna altijd te vroeg.
Een migratie kost een mkb-organisatie al snel een jaar aan aandacht en een investering waar je jaren op afschrijft. Soms is dat de juiste keuze. Vaker zit het probleem ergens anders. Vijf vragen die dat uitwijzen.
1. Gebruiken jullie wat er al in zit?
Bij een groothandel hoorde ik dat het pakket geen inkoopadvies kon geven. Die module zat er wel in, aangeschaft en nooit ingericht. Twee dagen configuratie loste een klacht op die drie jaar oud was.
Vraag je leverancier om een overzicht van wat je licentie bevat en wat jullie ervan aanzetten. Dat gesprek is gratis.
2. Zit het probleem in het systeem of in het proces?
Als je orders vastlopen omdat de specificaties niet compleet binnenkomen, gaat een nieuw ERP daar niets aan veranderen. Dan is het proces bij verkoop het knelpunt.
Loop je klachtenlijst langs en zet erbij of het over een schermknop gaat of over een afspraak tussen mensen. De verdeling is verhelderend.
3. Hoeveel maatwerk zit er inmiddels op?
Elke aanpassing die ooit is gebouwd, moet je bij een migratie opnieuw beoordelen. Bij twintig maatwerkstukken kost dat alleen al maanden. Dat is een argument om te blijven, of juist een reden om nu te stoppen met stapelen.
4. Kun je het knelpunt ernaast oplossen?
Soms is een kleine toepassing naast je ERP genoeg: een invoerscherm voor de werkvloer, een koppeling met de webshop, een rapportageomgeving die de data uitleest. Je ERP blijft de bron, de gebruiker krijgt wat hij nodig heeft.
Die route is goedkoper en je kunt hem in weken opleveren. Let wel op dat je niet opnieuw een schaduwadministratie creëert.
5. Wat gebeurt er als je nog twee jaar wacht?
Loopt de leverancierssupport af, of past het pakket niet meer bij je omvang, dan is uitstel duurder dan overstappen. Is het vooral ergernis over schermen, dan heb je tijd.
Zet beide scenario’s naast elkaar met een bedrag erbij. Dat maakt het een besluit in plaats van een onderbuikgevoel.
En als vervangen toch het antwoord is
Begin dan met het opschonen van je processen, niet met een pakketselectie. Wie zijn rommel meeneemt naar een nieuw systeem, betaalt twee keer.
Twijfel je over de route? We denken graag mee vanuit onze IT-consultancy voor het mkb. Of loop eerst de gratis checklist door.