De vraag is bijna nooit of jij je IT uitbesteedt. De vraag is welk deel.
Wie de keuze als alles-of-niets neerlegt, komt uit bij een contract dat te breed is of bij een eigen beheerder die te veel verschillende dingen moet kunnen. Splits het daarom in lagen en beslis per laag.
Laag 1: werkplekken en netwerk
Dit is het meest uitbesteedbare deel. Het werk is voorspelbaar, de kennis is breed beschikbaar en een externe partij kan er dag en nacht op zitten. Zelf doen loont hier alleen bij een eigen dienst van voldoende omvang.
Laag 2: infrastructuur en back-up
Ook geschikt om uit te besteden, met één voorwaarde: het herstelproces blijft jouw verantwoordelijkheid. Laat minstens één keer per jaar een terugzetting doen waarbij jij meekijkt. Een leverancier die dat niet wil, vertelt je iets.
Laag 3: de applicaties waarmee jij je geld verdient
Hier wordt het interessant. Het beheer van een pakket kan uitbesteed worden, maar de kennis van wat er functioneel in staat hoort binnen te blijven. Ik zie regelmatig bedrijven die niet meer kunnen uitleggen waarom een prijsregel werkt zoals hij werkt, omdat de enige die het wist bij de leverancier zat.
Laag 4: regie en keuzes
Deze laag besteed je niet uit. Welke systemen je gebruikt, welke koppeling er komt en in welke volgorde je investeert: dat is bedrijfsvoering, geen IT-taak. In veel mkb-bedrijven ontbreekt deze laag helemaal en vult de leverancier hem in. Dan wordt de agenda van je IT bepaald door wie er toevallig langskomt.
Drie afspraken die het verschil maken
- Vaste aanspreekpersoon met kennis van jouw situatie, geen wisselend ticketkanaal.
- Reactietijden per type storing, en niet één gemiddelde over alles.
- Documentatie en beheerwachtwoorden in een kluis waar jij zelf bij kunt.
Waar het meestal misgaat
Niet in de techniek, maar in de overdracht. Een leverancier neemt het beheer over zonder dat er is vastgelegd wie welke keuze mag maken. Een half jaar later staat er een wijziging in het systeem die niemand heeft aangevraagd, of blijft een verbetering liggen omdat beide partijen dachten dat de ander erover ging.
Leg daarom bij de start twee lijsten vast: wat de leverancier zelfstandig mag doen, en wat altijd langs jou gaat. Een half A4 is genoeg en voorkomt de meeste discussies.
Twijfel jij over de verdeling in jouw situatie? Bekijk onze IT-consultancy voor het mkb of loop eerst de gratis checklist door.